Pracodawca.pl

Harvard Bussiness Review podaje, że 80% rotacji kadr wynika z błędów popełnionych już na poziomie procesu rekrutacji. O czym należy więc pamiętać, by zachować wysoką efektywność?

Współczesne działy HR dysponują coraz większym zestawem metod i narzędzi stosowanych w procesach rekrutacji. Rynek oferuje im szereg gotowych produktów, jak również kusi ofertą wyspecjalizowanych firm zewnętrznych, czy proponuje narzędzia wspierające proces. Wraz ze zwiększającą się liczbą możliwych rozwiązań pojawiają się również coraz wyższe wymagania firm, co do skuteczności działów HR w prowadzonych rekrutacjach. Pozostaje więc pytanie, jaką efektywność mają nasze działania.

Przede wszystkim warto na początek zastanowić się jaką efektywność mają narzędzia, które stosujemy w rekrutacji. Efektywność ta często dzielona jest na dwa obszary – czas jaki przy zastosowaniu danego narzędzia poświęcamy na rekrutację oraz jego trafność prognostyczna, czyli prawdopodobieństwo, że zatrudniony kandydat sprawdzi się na danym stanowisku.

Odnosząc się do efektywności czasowej można przedstawić założenie, że im narzędzie pozwala na wygenerowanie większej oszczędności czasowej (z zachowaniem niezbędnych standardów), tym większa jego efektywność. Czas ten jest przede wszystkim istotny ze względu na wysokie koszty całego procesu zatrudnienia nowej osoby. Wyniki badań prowadzonych przez Hay Group pokazują, że koszty zastąpienia pracownika, który odchodzi z organizacji wahają się od 50 do 150% jego wynagrodzenia. W skład tej wartości wchodzą zarówno koszty samego procesu rekrutacji (wynagrodzenie za czas zaangażowanych osób, publikacja ogłoszeń, zorganizowanie spotkań z Kandydatami), wprowadzenia nowego pracownika, jak i koszty bardziej pośrednie, takie jak spadek motywacji zespołu, z którego odeszła dana osoba czy utrata jej Klientów. Efektywność czasowa jest także istotna ze względu na fakt, że wysokiej klasy specjaliści rzadko kiedy poszukują pracy przez dłuższy okres czasu, więc niepotrzebne wydłużenie rekrutacji może również spowodować, że utracimy najlepsze osoby, którymi zainteresuje się konkurencyjna firma.

Drugi element efektywności narzędzi to ich trafność prognostyczna oceniana na poziomie od 0 do 1. Im wyższa trafność, tym większe prawdopodobieństwo, że korzystając z danej metody uda się wybrać odpowiednią osobę, która spełni nasze oczekiwania. Wyniki badań nad trafnością poszczególnych narzędzi różnią się przede wszystkim ze względu na sposób oceniania wspomnianego spełnienia oczekiwań przez nowo zatrudnioną osobę. Zaczynając od rozmowy rekrutacyjnej, która jest jedną z najczęściej stosowanych metod, jej trafność według badań Clarka i Billsberry’ego mieści się w granicach 0,2 – 0,34. Oznacza to, że na 10 przeprowadzonych rozmów pomylimy się średnio w przypadku 7 osób. Znacznie wyższe wyniki na skali trafności prezentuje metoda Assessment center, która zarówno w badaniach prowadzonych przez Chełpę oraz w badaniach Ballantyne i Povah mieści się w granicach 0,43 – 0,65. Patrząc na wyniki innych narzędzi warto zwrócić uwagę na stosunkowo wysoką wartość prognostyczną testów zdolności – 0,53 (Ballantyne i Povah) oraz próbek pracy – przesyłanych zadań do wykonania najczęściej w formie zdalnej (np. zadanie dla kandydata do działu marketingu, by opracował fragment strategii dla nowo wprowadzanego produktu), która wynosi według badań Ballantyne i Povah 0,54.

Trafność przedstawionych narzędzi pokazuje, że mimo ich poprawnego zastosowania w każdym przypadku pozostaje duże ryzyko popełnienia błędu w ocenie kandydata. Jakie w takim razie rozwiązania możemy wprowadzić, by zwiększyć efektywność rekrutacji?

• Rekrutacja to proces, który musi być dokładnie zaplanowany. Należy więc określić czas rekrutacji, zwracając przy tym uwagę na wszystkie elementy, które mogą niepotrzebnie wydłużyć proces. Malo korzystna byłaby sytuacja gdyby okazało się, że nieuwzględniony urlop jednego z menedżerów, który podejmuje decyzję niepotrzebnie wydłuży rekrutację o kolejne tygodnie.
• Efektywna rekrutacja zawsze rozpoczyna się od przygotowania profilu kandydata, czyli możliwie najbardziej precyzyjnego określenia, kogo szukamy, by w trakcie procesu nie powracać do tej kwestii tracąc dodatkowy czas.
•  Podczas procesu warto myśleć w szerszym kontekście. Firmy często zapominają, że ich celem nie jest znalezienie kandydata dopasowanego jedynie do stanowiska, ale również do zespołu, w którym będzie pracować jak i całej organizacji (wartości firmy, kultura organizacyjna).
• Według opinii wielu osób im więcej uzyskamy aplikacji w odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie, tym lepiej dla procesu rekrutacji. Sytuacja ta wcale nie jest tak oczywista. Jak powiedział Michael Armstrong: „Idealne ogłoszenie o pracę to takie, na które odpowiada jeden kandydat i to jest kandydat właściwy”. Nie należy więc bać się tworzenia ogłoszenia językiem Kandydata, tak by dokładnie precyzowało ono kogo poszukuje firma.
• Niezależnie jak wysoką trafność prognostyczną posiada dana metoda, zawsze najkorzystniejszym rozwiązaniem jest ich łączenie. Warto więc dokonać solidnej selekcji aplikacji, przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne oraz dodatkowo poprosić kandydatów o wykonanie zadania (próbki pracy) pamiętając zarówno o zwiększonej trafności jak i czasie poświęconym na rekrutację.
• Jeśli głównym narzędziem pozostaje rozmowa kwalifikacyjna warto podnieść jej efektywność przez zadawanie wcześniej przygotowanych pytań, tych samych dla wszystkich kandydatów (wywiad ustrukturyzowany) oraz przez prowadzenie jej w duecie. Według badań Clarka i Billsberry’ego trafność wywiadów ustrukturyzowanych i prowadzonych przez minimum dwie osoby wzrasta do granicy 0,38 – 0,6. Przy prowadzeniu rozmów w dwie osoby można również dążyć do zwiększenia efektywności przez włączenie zadań wzorowanych na tych, które są stosowane w assessment center. Może to być chociażby odgrywanie ról – przeprowadzenie trudnej rozmowy menedżera z pracownikiem (rolę tą odgrywa jeden z rekruterów).
• Zanim jednak pojawi się etap prowadzonych rozmów warto wprowadzić wstępną selekcję, wykonaną za pomocą rozmów telefonicznych lub krótkiego formularza wysyłanego mailowo. Kilka celnie dobranych pytań, weryfikujących kluczowe kompetencje kandydata pozwoli zakwalifikować do kolejnego etapu jedynie osoby, które spełniają najważniejsze kryteria. Zmniejszamy tym samym ryzyko wystąpienia sytuacji, w której po pierwszych minutach spotkania okazuje się, że zaproszona osoba nie spełnia naszych podstawowych oczekiwań, mimo że na przykład aplikacja wskazywała na jej odpowiednie doświadczenie. Dodatkowo, nasza rozmowa telefoniczna lub mail z pytaniami będzie stanowić dla kandydata sygnał, że jego kandydatura jest brana pod uwagę w prowadzonym procesie, co zwiększy jego zaangażowanie.

Podsumowując warto zaznaczyć, że działania zwiększające efektywność można i na pewno powinno wprowadzać się w każdej firmie, jak i w rekrutacji na każde stanowiska. Często firmy dużo większą wagę przywiązują do rekrutacji na stanowiska kierownicze czy bardziej specjalistyczne. Z pewnej perspektywy jest to zrozumiałe, jednak nie daje przyzwolenia, by w rekrutacjach na stanowiska niższego szczebla nie dbać o efektywność, ponieważ koszty zastąpienia pracownika, w każdym przypadku stanowią zdecydowaną część jego średniego wynagrodzenia i generują duże koszty dla organizacji.

Podobnie sama wielkość firmy i w związku z nią brak wyspecjalizowanych działów HR oraz wysokich budżetów na proces rekrutacji nie zwalnia osób je prowadzących z dbania o możliwie wysoką efektywność. Jak widać po powyższych wskazówkach nie są tu niezbędne wysokie nakłady finansowe, a często istotniejsza jest otwartość na nowe rozwiązania oraz odpowiednio przemyślany plan.

Aleksandra Głowacka, Personia

skuteczność rekrutacji, trafność rekrutacji